L’essentiel de la communication officielle écrite avec les organismes publics et privés est encore envoyé par la poste. On remplit des formulaires papier sans cesse. La seule avancée est que ces derniers sont disponibles en téléchargement en PDF sur plusieurs sites. Mais, il faut tout de même les signer et les poster.

Aussi, j’ai récemment inscrit mon fils à l’école primaire et je redécouvre un système scolaire qui n’a pas changé depuis 20 ans. Je me suis fait remettre de la documentation imprimée sur de jolies feuilles de couleurs différentes. Des feuilles, une fois rendues à la maison, que je ne sais plus où classer, j’en ai déjà trop de paperasse. Il ne faudra pas les jeter, il y a plein de directives et d’informations d’horaire. De plus, la directrice de l’école nous annonce que cette année ils vont inaugurer leur premier site web. Je ne sais pas si c’est une bonne nouvelle ou une triste nouvelle. Un organisme qui a tant à communiquer avec sa clientèle n’avait pas de site web 20 ans après l’invention du web. Une clientèle composée de parents de jeunes enfants qui sont normalement des enfants eux-mêmes d’internet.

Le travail n’est pas fini. Je me réjouis tout de même que les choses semblent s’accélérer depuis quelques années. Croisons nos doigts!

Billets sur le même sujet :

1. Le papier est roi dans les hôpitaux
2. Les demandes papier gouvernementales

par JCardinal18

Les services en ligne

Les services en ligne semblent toujours considérés comme des projets-pilotes ou un quelconque gadget pour plaire aux jeunes. Une façon d’être à la mode en quelque sorte. Pourquoi avons-nous une gêne d’imposer uniquement la voie électronique? Lorsqu’on décide d’informatiser un processus à l’interne d’une organisation, on numérise tout et on l’impose à ses employés. Pourquoi n’exige-t-on pas cela de nos partenaires externes (clients, fournisseurs, etc.) ?

« Moi, je veux rien savoir de l’interweb! »

Les détracteurs me diront que les services en ligne souffrent de problèmes d’accessibilité. Il faut un ordinateur, une connexion internet rapide et bien évidemment des connaissances pour opérer tout ça. Vous avez parfaitement raison. Toutefois, il faut en être conscient qu’il y a un coût à vouloir plaire à tout le monde.

Coût de vouloir plaire à tout le monde

En voulant satisfaire les clientèles traditionnelles et numériques avec des processus entièrement différents, nous avons deux systèmes parallèles en place. Je tente de sensibiliser mes clients sur le risque d’alourdir le système en place. Où est le gain si on ne fait qu’ajouter sur ce qui se fait déjà? L’informatisation n’a-t-elle pas l’objectif de rendre les processus plus efficient et moins couteux?

L’exemple du chèque bancaire

Je terminerais avec un exemple très facile. Comment fait-on pour transférer 20 $ de votre compte bancaire à celui de votre ami? Vous pourriez faire un transfert à l’aide de l’extranet de votre institution financière (AccesD, Banque en direct, Internat, etc.). La transaction internet est instantanée et entièrement validée au préalable (fonds disponibles, destinataire existant, etc.).

Vous pourriez aussi lui écrire un chèque. Mais, un chèque peut être sans provisions, il peut être falsifié, il peut être adressé à la mauvaise personne ou il peut être perdu dans la malle (c’est ça, mettons). Pour éviter ces erreurs, les banques ont des commis qui vont relire les informations sur les chèques et les transcrire sur informatique. Cette opération a un cout.

Sommes-nous mures pour passer à l’étape suivante?

Il serait grand temps à mon avis de se questionner sur la pertinence de continuer à entretenir ces processus entièrement désuets et par le fait même inefficaces. La population active est-elle prête à ça? Si la voie électronique devient l’unique manière de transiger, est-ce que les réfractaires vont se conformer?

Billets sur le même sujet :

1. Québec pourrait-elle devenir une ville 2.0?
2. L’innovation a-t-elle le dessus sur l’assurance qualité?

Adressographe

Aujourd’hui, mon fils s’est fait opérer en chirurgie d’un jour pour une intervention de routine. J’ai été impressionné par le nombre de fois que sa carte d’hôpital a servi à imprimer ses renseignements sur des papiers NCR. L’utilisation de l’adressographe est abusive. À notre arrivée, je crois que l’infirmière à l’accueil l’a utilisé au moins 8 fois pour autant de formulaires. Elle les a ensuite mis sur un presse-papier métallique. Il nous a alors suivis dans chacun des départements.

Vive la paperasse!

Toutes les fois que je visite un hôpital, je suis sidéré de voir la quantité de papier. Il y a tellement de papier, que les messagers ont des véhicules électriques pour circuler dans les corridors. Les ordinateurs sont nombreux, mais ils semblent servir à faire des démonstrations des économiseurs d’écrans (screensavers) de Windows.

Les notes manuscrites

L’illisibilité des notes est fréquente et le personnel doit souvent poser les mêmes questions. Ceci doit surement les désinformer et conséquemment les amener à faire des erreurs. Imaginez si vous êtes inconscient et vous n’avez pas d’accompagnateur de confiance avec vous : le seul support de données sur votre condition est un simple presse-papier avec des notes écrites à la main sur des feuilles.

Étant un enfant du numérique, j’appréhende beaucoup cet aspect du système médical. Comme patient, je m’inquiète beaucoup. Connaissant les bienfaits de partage d’information et bien évidemment de lisibilité dans les systèmes informatisés, j’estime que le système actuel est vulnérable aux erreurs médicales.

Notre mécanicien est mieux organisé

Lorsqu’on va faire réparer notre automobile au concessionnaire, ils notent tout dans l’ordinateur. Oui, j’avoue qu’ils impriment le bon de commande pour le mécanicien, mais les remarques de ce dernier reviennent dans le dossier informatisé. Quand la réparation est terminée et on paie, ils peuvent nous fournir un rapport complet de toute l’intervention. Et saviez-vous quoi? Ils le conservent numériquement! Ils n’imprimeront pas toute la réparation et ne l’enverront pas aux « archives ».

Où commencer?

Je crois que la numérisation des dossiers médicaux devrait se faire en petits pas. Il y a trop d’intervenants et trop de manières de procéder. Je vais dans le sens des propos de Patrice Caron lors de son intervention au WebCamp du 16 juin dernier. Il va falloir plutôt implanter des standards et des formats ouverts. Aux États-Unis, un organisme a été créé pour imposer des standards communs dans l’industrie médicale. Au Québec, il existe un projet en cours qu’on nomme le Dossier de santé du Québec (DSQ). J’ignore toutefois la progression de ce dossier, je ne suis pas un expert en la matière.

Que penses-vous de cet enjeu? Avez-vous les mêmes inquiétudes que moi lorsque vous faites affaires avec le milieu médical? Travaillez-vous sur le DSQ? Si oui, où en sommes-nous rendus?

Billets sur le même sujet :

1. L’informatisation n’est pas terminée, j’ai un papier pour le prouver!
2. Les demandes papier gouvernementales